Wie es WirLernenOnline geschafft hat, Videomeetings zu Wohlfühlmeetings umzugestalten.

Zuerst gelangt man in die Empfangshalle. Dort begrüßt Concierge Nina  gut gelaunt die Gäste des virtuellen WirLernenOnline-Hauses.  Nötig zum Eintritt ist nur der immer gleiche Zoom-Link. Geöffnet ist immer von Montag bis Freitag von 9.30 bis 18 Uhr.  Immer ist jemand da. Meistens ist es Nina, Nina mit den fröhlich pink  leuchtenden Haaren. Sie ist bei WirLernenOnline zuständig fürs Design,  unterstützt das Team bei der Visualisierung komplexer Zusammenhänge und beim Verständlichermachen von Meetingprotokollen – und sie ist eben Concierge. Jeder kennt sie. Nina sagt: “Die Concierge-Aufgabe gibt mir als Designerin im Kommunikationsteam die Möglichkeit, Neuigkeiten, Wünsche und Anregungen einzuholen – und natürlich will ich, dass sich jeder wohlfühlt in der Lounge” 

Bei Nina erkundigen sich die Besucher:innen nach den Personen, mit denen sie sprechen wollen: “Ist Nele gerade im Haus? Hat sie Zeit?” Nina antwortet dann sofort, zum Beispiel: “Sie ist gerade in einer Besprechung aber die müsste gleich beendet sein. Warte doch kurz hier am Empfang.” Bei Nina ist immer Zeit für einen kleinen Plausch. Dort, in der virtuellen Enpfangshalle,  ist auch die Co-Working-Ecke. Das heißt, wer ungern alleine arbeitet, loggt sich ein, arbeitet wie viele andere in diesem Raum – gern auch mit eingeschaltetem  Mikro und dem Gefühl eines fast realen Büroraums. Dieser virtuelle Coworking-Space ist ein Garant dafür, sich nicht einsam zu fühlen in diesem verrückten Jahr. 

Ausgedacht hat ihn sich Annett Zobel, die die Fäden des Projekts zusammenhält. Ihr ist es wichtig, dass sich alle im Team wohlfühlen.  Vorbilder für das virtuelle Haus hatte sie keine. “„Sicher haben andere ähnliche digitale soziale Lösungen gefunden, aber uns trieb der Wunsch nach einem virtuellen Büro, dass sich so wie ein reales anfühlt.“ sagt sie. „Das durchweg positive Feedback der Community bestärkte uns.”

Das virtuelle Haus wird sehr häufig und regelmäßig genutzt. Es sind immer viele der 70 Mitarbeitenden anwesend, obwohl sie selbst entscheiden können, ob sie allein arbeiten oder das virtuelle Co-Working nutzen. Virtuelle feste Büros im Haus haben insbesondere eine Handvoll zentraler Mitarbeiter:innen, die so immer erreichbar sind. Nur bei Konferenzen ist die Anwesenheit aller Beteiligten erwünscht. Sonst kann jeder und jede  frei wählen, ob er oder sie sich zum Arbeiten im virtuellen Haus aufhält oder nicht.” 

Was aber kann das virtuelle Haus? Vor allem ist es ein fast vollwertiger Ersatz für das, was in diesem Jahr sonst bei allen viel zu kurz kam:  Es ermöglicht den Plausch zwischen Tür und Angel, der im Büro oft auf dem Weg zum Kaffeeholen stattfand. Wie sich diese Atmosphäre online herstellen lässt, darüber hat das WirLernenOnline-Team intensiv nachgedacht und das Konzept in den letzten Monaten weiter optimiert.

 In diesem Haus fanden schon Konzerte, Geburtstags- und Weihnachtsfeiern statt.  (Breakout-) Räume haben wöchentlich wechselnde lustige Mottonamen. Teammitglieder wählen passende Hintergründe für ihr Zoom-Video. In der Weihnachtswoche war das Motto Weihnachtsstimmung. Zuvor wählte das Team Mottos, wie Harry Potter oder Star Trek. Die Vorschlagsliste für die jeweils kommenden Wochen ist stets länger als die Anzahl nötiger Breakout-Räume. Auch sonst wird alles dafür getan wird, dass der Spaß nicht zu kurz kommt. 

Selbst ein digitales Würfeln für alle Anwesenden in der Weihnachtszeit wurde eingeführt. Jeden Tag wird durfte kurz vor der Mittagspause das jeweilige Teammitglied oder der jeweilige Gast das Türchen im Weihnachtskalender öffnen,  der die höchste Würfelzahl erreichte. Hinter dem Türchen verbarg sich dann  ein kleines Geschenk, das kurz darauf mit der Post beim Gewinner zuhause ankam. Damit das Würfeln schnell und online funktionierte, programmierte einer der Softwareentwickler kurzerhand am Wochenende ein Würfeltool. Auch für das Auslosen des   Weihnachtswichtelns wurde ein digitales Tool verwendet. Die Geschenke, die gemeinsam im virtuellen Haus bei der Weihnachtsfeier geöffnet wurden, waren aber real.  “Vor Corona kamen wir in das Büro aus Stein und Mörtel, trafen uns täglich auf dem Gang oder in der Kaffeepause. Mit Beginn der Corona-Zeit, trafen wir nur nur noch zu vereinbarten Terminen online. Die Kaffeepause verbrachten wir in unserer eigenen Küche. Das wollte ich unbedingt ändern”, sagt Annett Zobel. “Ich freue mich, dass das Wohlfühlklima für Teammitglieder und Gäste so schön wie in unserem realen Haus wurde.  ”